Henkilötietolaki (10 ja 24 §) ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
1. REKISTERINPITÄJÄ
Peili Consulting Oy (jäljempänä Peili Consulting)
Y-tunnus 0131252-4
Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO
www.peiliconsulting.fi, peili@nullpeiliconsulting.fi
Tel. +358 10 66 65 690
2. YHTEYSHENKILÖT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Toimitusjohtaja Taina Rämö-Korpinen
taina.ramo-korpinen@nullpeiliconsulting.fi
3. REKISTERIN NIMI
Peili Consultingin Peili™-arviointirekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on sopimus henkilötietojen käsittelystä, jossa rekisteröity on Peili Consultingin sopimusosapuolen asiakas tai asiakkaan valitsema arvioija. Sopimusosapuoli voi olla Peili™-sertifioitunut verkostovalmentaja tai Peili Consultingin suora asiakas. Peili Consulting toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröitävän henkilön vapaaehtoiseen suostumukseen ja valmentajalta saadun tilauksen täytäntöönpanoon. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Peili-palveluiden, kuten psykometristen raporttien, analysoinnin, valmentajan koosteen ja tilastoinnin toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja ei käytetä mihinkään muuhun kuin edellä lueteltuun tarkoitukseen
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- IP-osoite tai muu tunniste
- Selaintiedot
- Henkilötietojen tietolähde
- Tietojen tallennusajankohta
- Arviointilomakkeella kerättävät tiedot
- Profilointitulokset ja Peili-verkostovalmentajan koostetiedot
- Peili-profilointiin osallistuvan henkilön kirjaamat sähköpostiosoitetiedot
- Asiakaskontaktit, asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
- Muut rekisteröidyn henkilön luovuttamat tiedot ja suostumukset
- Lisäksi Peili-johtajuusarviossa kerätään arvioijien ammatillinen asema suhteessa arvioitavaan henkilöön (esimies, kollega, alainen, muu yhteistyökumppani)
Rekisterinpitäjä säilyttää Peili-verkostovalmentajien valmennuksiin osallistuvien asiakkaiden yhteystiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoitteet sekä kyselyn tulokset toimeksiannon mukaisesti, kuitenkin enintään 2 vuotta toimeksiannosta. Tämän jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan myöhempää tilastollista tutkimusta ja tuotekehitystarkoitusta varten. Tietoja voidaan poistaa myös tarvittaessa kohdan 10. ja 11. mukaan.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta Peili Consultingin verkkopalvelun kautta, sähköisellä tilauslomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa sopimusosapuoli luovuttaa asiakkaansa tai työntekijöidensä tietoja.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille ilman asiakkaan suostumusta, erillistä sopimusta tai muun säädöksen mukaan. Tapauskohtaisesti rekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle kulloinkin voimassaolevaa lainsäädäntöä noudattaen, mikäli arvioinnin kohteena oleva henkilö ja/tai sopimusosapuolena oleva verkostovalmentaja tai Peili Consultingin suora asiakas toimivat EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.
8. REKISTERITIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Peili Consultingilla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
Rekisterin käyttö on Peili Consultingissa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että tietojärjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.
Peili Consultingin käyttämät tietojärjestelmät on suojattu suojausohjelmistojen avulla. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
9. TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot milloin tahansa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen peili@nullpeiliconsulting.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
10. OIKEUS TIEDON KORJAAMISESTA
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisterissä olevalla henkilöllä on velvollisuus ilmoittaa toimeksiannon aikana muuttuneet tiedot rekisterinpitäjälle. Oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen peili@nullpeiliconsulting.fi tai postitse Peili Consulting Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO.
Rekisterinpitäjä on oikeutettu korjaamaan tai poistamaan tietoja myös valvonnan seurauksena, mikäli käyttäjä rikkoo palvelun käyttöehtoja, väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms. tai rekisterissä olevan henkilön tiedot osoittautuvat vanhentuneiksi.
11. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen tai oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen peili@nullpeiliconsulting.fi tai postitse Peili Consulting Oy, Linnoitustie 4 A, 02600 ESPOO.
Tiedot on poistettu, kun rekisteröity saa asiasta vahvistuksen. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää poistamispyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä on velvollinen vastaamaan asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
13.8.2019